PowerPoint paremmaksi osa 1: Miten havainnollistaa tarkoituksenmukaisesti?

Jokainen meistä on varmasti nähnyt esityksiä, joissa on käytetty PowerPointia havaintovälineenä. Joskus se on saanut aikaan wau-kokemuksia ja valitettavan usein tylsistymistä.

Tunnistatko olleesi yleisön joukossa jossain seuraavista tilanteista?

1. Seuraat esitystä parin dian ajan, kunnes mielenkiintosi herpaantuu esittäjän lukiessa täyteen kirjoitettuja diojaan eteenpäin.
2. Kuuntelet puhujaa keskittyneesti, mutta hänen PowerPoint-esityksensä vie huomiosi muualle, kun jäät ihmettelemään kummallista taustaa ja aiheeseen liittymättömiä kuvia.
3. Olet vaikuttunut esittäjän taidosta pitää sinun ja koko muun yleisön mielenkiinto yllä niin puheensa kuin sitä saumattomasti tukevan diaesityksen avulla.

Miten voit omissa esityksissäsi välttää kaksi ensimmäistä tilannetta ja pyrkiä kohti kolmannen kohdan tarkkaavaista yleisöä? Seuraavassa muutama ajatus siitä, mitkä asiat useimmiten johtavat edellä kuvailtuihin tilanteisiin ja kuinka tämän tiedon pitäisi vaikuttaa esitystesi rakentamiseen.

1. Mieti yleisöäsi valmistautuessasi. Kiireen keskellä voi sortua kopioimaan tekstitiedostonsa PowerPoint-dioille ja ajatella, että siinä oli valmistautuminen. Diojen on kuitenkin tarkoitus olla esityksen havainnollistava apu, ei tarkka käsikirjoitus. On parempi hahmotella esityksen rakenne ennen kuin avaa esitysgrafiikkaohjelman. Voit sen sijaan käyttää mind map -ohjelmaa, kynää ja paperia tai vähintäänkin ajatustyötä jäsennelläksesi esityksen rungon. Kun olet selvillä siitä, mitä haluat sanoa, pilko se sellaisiin kokonaisuuksiin, jotka yleisö pystyy helposti hahmottamaan. Mieti myös, millä tavalla asiaa olisi paras havainnollistaa. Kuva tai graafiset elementit toimivat usein paremmin kuin teksti.
2. Grafiikka tukee esitystäsi, ei päinvastoin. Kaikkien elementtien, joita käytät, tulisi olla korostamassa tai havainnollistamassa sitä, mitä puhut. Välillä voi innostua esitysgrafiikkaohjelman kaikista mahdollisuuksista ja tulla kokeilleeksi vähän sitä ja tätä. Kokonaisuudesta voi silloin tulla rauhaton ja tarpeettomat elementit vievät huomion itse asiasta. Ohjelman valmispohjista ja asettelumalleista voi joskus saada ideoita. Mutta niiden orjallinen noudattaminen ei useimmiten palvele juuri sinun esityksesi tavoitteita.
3.  Ei ole oikotietä parempaan presentaatioon. Ilman vaivannäköä et pääse hyvään lopputulokseen. Tarvitaan huolellista valmistautumista, puhettasi tukevien kuvien ja tekstien harkintaa sekä esityksen harjoittelua. Tässä blogisarjassa käyn läpi muutamia näkökulmia, joista toivottavasti on sinulle apua kehittäessäsi PowerPoint-esityksiäsi uudelle tasolle.

JOHANNA MARTIKAINEN