Työyhteisön vuorovaikutustaidot osa 6:
Kuusi neuvotteluja vaikeuttavaa tekijää

Valmentaessani neuvottelutaitoa olen usein kysynyt osallistujilta, mitkä asiat vaikeuttavat neuvotteluja. Vastaukseksi olen saanut useimmiten seuraavat kuusi eri tekijää:

Ensimmäiseksi lähes aina nousee neuvottelukumppaneiden asenteet ja persoonallisuus. Usein on vaikeaa ymmärtää täysin erilaista persoonallisuutta ja hänen ajatusmaailmaansa. Tähän auttaisi parhaiten keskittynyt ja asenteeton kuuntelu; tietynlainen uteliaisuus siitä, mitä ja miksi toinen käsittelee asiaa toisin kuin itse.

Yhtenä tärkeimmistä on tiedon hallinta. Yhä useammin tieto on pirstoutunut osiin ja asiantuntijuusalueet ovat kapeita. Tällöin näkökulmat neuvoteltavaan asiaan vaihtelevat runsaasti ja neuvottelut pitkittyvät. Tällöin vaaditaan osallistujilta monipuolisia perustelutaitoja. On osattava perustella sekä asian että tunteen kautta ja tiedettävä, milloin on hyvä perustella yhdeltä ja milloin useammalta näkökannalta. Ennalta rokottaminen ja oikeanlainen tiedon ankkuroiminen ovat myös tärkeitä perustelemisen keinoja.

Vaikeutena koetaan myös eri organisaatioiden erilaiset tavat tehdä päätöksiä. Joissakin päätöksenteko on hyvin hierarkkista ja toisissa taas neuvottelijoilla on vahvat valtuudet tehdä nopeita päätöksiä.

Usein on noussut esille myös neuvottelukumppanin esiintymistaito. Tähän on varmasti, ainakin osittain, syynä persoonallisuus, mutta useimmiten kuitenkin valmistautumattomuus. Jos neuvottelija ei osaa jäsennellä puheenvuoroaan ja esittää asiansa epävarmasti, on neuvottelukumppaneiden vaikea luottaa häneen ja vakuuttua asiasta.

Eräänä tekijänä nousee välillä esiin myös neuvottelujen suunnittelemattomuus ja järjestelyt. Neuvotteluja ja kokouksia on merkitty kalentereihin liian tiheään, eikä neuvottelijoille jää aikaa palautua edellisistä. Ei ole myöskään aikaa suunnitella tärkeitä puheenvuoroja loogisiksi kokonaisuuksiksi. Myös paikalla olevat järjestelyt on hoidettu huonosti: laitteet eivät ole valmiina tai eivät toimi odotetusti. Ennakkomateriaalit ovat joko puutteellisia tai joskus jopa liian laajoja. Tällöin osa neuvottelijoista saattaa luoda jo ennakkoon vääriä tulkintoja, joita on hankala oikaista itse neuvottelussa.

Sisäisissä neuvotteluissa hankaluudeksi koetaan päätösten noudattamatta jättäminen. Syynä tähän on usein huono neuvottelu, jossa ei ole saatu kaikkia neuvottelijoita vakuuttumaan päätöksen tarpeellisuudesta. Sitoutumiseen tarvitaan aina innostamista ja motivoitumista, eikä niitä saada aikaan ilman hyviä motivoivia puheenvuoroja ja kiireetöntä vuorovaikutusta.

Kaiken edellä mainitun ohella hyvä valmistautuminen on avain tehokkaaseen neuvotteluun ja laadukkaaseen lopputulokseen. Valmistautumiseen käytetty aika saadaan monin verroin takaisin onnistuneena neuvotteluna.

Marsa Bäck